Gemeinde

Gespeichert von Klingler Nina (nk consulting GmbH) am Mo, 29/02/2016 - 09:15

Nina Klingler, nk consulting GmbH, eCH-Mitglied (Februar 2016)

Grenchen und Luzern berichten über ihre BPM-Erfahrungen (1. eCH-BPM-Workshop)

Am 26. Februar 2016 hat der erste offene eCH-BPM-Workshop stattgefunden. Es haben knapp 30 Personen daran teilgenommen. Die Städte Grenchen (Mike Brotschi) und Luzern (Hermann Kühn) haben von ihren Erfahrungen beim Aufbau der Prozesslandschaft nach eCH berichtet.

Als zentrales Element und Ausgangspunkt für den Aufbau der Prozesslandschaft nannten beide die eCH-0145-Aufgabenlandkarte. Im zweiten Teil des Workshops wurden vier Aussagen zur eCH-BPM-Prozessplattform diskutiert (siehe PDF-Datei).

Anschliessend wurden die konsolidierten Entwürfe zwei neuer eCH-Hilfsmittel vorgestellt:

Die Freigabe dieser Dokumente ist für das 2. Quartal 2016 vorgesehen.

Die Geschäftsdokumentation entspricht einer Filmskizze. Es ist geplant, diese in einer nächsten Version zu vertonen. Momentan liegt der Hilfsmittel-Entwurf als animierte PowerPoint-Präsentation vor.

Gespeichert von Opitz Peter (ONM ) am Mo, 18/01/2016 - 13:34

Stefan Jung, Gemeindeschreiber von Rothrist und Peter Opitz, Opitz New Media, eCH-Mitglied (Januar 2016) 

„Wir waren drei Gemeinden mit einem Ziel. Es hat sich gelohnt“

Die Aargauer Gemeinden Aarburg, Rothrist und Strengelbach haben sich zusammengeschlossen, um gemeinsam  im Verbund ausgewählte Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Stefan Jung, Gemeindeschreiber von Rothrist und Präsident des Verbands Aargauer Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber, spricht mit Peter Opitz über die Hintergründe, Herausforderungen und Erfolge dieser Zusammenarbeit.

Stefan Jung, was waren für Rothrist die Gründe, sich mit Geschäftsprozessmanagement zu befassen?

Im Kanton Aargau ist vorgeschrieben, dass die Gemeinden ihre interne Kontrolle (IKS) regeln müssen. Der Kanton hatte dazu einen Leitfaden für Gemeinde verfasst und Workshops veranstaltet. Trotzdem blieben viele Fragen, weil interne Kontrolle nicht einfach nur die finanztechnischen Aspekte betrifft; Risiken und Qualität betreffen alle Bereiche der Gemeindearbeit und haben dann vielleicht auch finanzrelevante Konsequenzen, aber eben nicht nur. Für uns war deshalb klar, da muss eine Gesamtbetrachtung her, sonst wird das viel Aufwand für wenig Ertrag. Wenn man Risiken definieren will, dann muss in meinem Verständnis zunächst die Frage beantwortet werden, was das für Geschäftsprozesse sind, die da im Hintergrund ablaufen.  

Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung ist eine junge Disziplin. Wie sind Sie überhaupt darauf aufmerksam geworden, dass BPM ein geeignetes Instrument sein könnte, um Ihr IKS  sinnvoll umzusetzen?

Also ich war eigentlich schon immer „prozessaffin“. Aber der Leidensdruck war in unserer Gemeinde nicht so gross, damit man bei uns ein solches Projekt hochfährt. Lange hat ein Beweggrund gefehlt, der  bedeutend genug ist, dass man so etwas beschliesst. Viele, vor allem die grösseren Gemeinden, wollen ihre Prozesse aufnehmen. Doch wenn der Antrieb fehlt, ist es schwierig, ein solches Projekt durchzubringen. IKS war dann der Aufhänger. Erst die Prozesse aufnehmen, analysieren, ob die gut sind oder wo sie allenfalls optimiert werden müssen und danach die Risiken suchen, das war unser Ansatz. Die kantonalen IKS-Verantwortlichen hatten so was nicht vorgesehen. Die haben uns gefragt, was wir da machen würden. Wir sind zum Teil auch ein bisschen belächelt worden.   

Warum kam die Idee auf, dass es sinnvoll wäre, sich für dieses Vorhaben mit anderen Gemeinden zusammenzuschliessen?

Wir sind 18 Gemeinden im Bezirk Zofingen und treffen uns regelmässig zum Austausch. In einem Workshop wurde uns aufgezeigt, wie BPM  und IKS miteinander verknüpft werden können, das war im Januar 2012. 7 Gemeindeschreiber haben sich dann interessiert und wir haben angefangen vertieft zu diskutieren,  was wir konkret unter BPM und IKS verstehen und wie man so ein IKS-Projekt aufgleisen könnte. Wir haben dann ein Grobkonzept ausgearbeitet und die Kosten berechnet. Von den 7 Gemeinden sind dann die 4 kleineren  ausgestiegen, weil sie nicht die Finanzen, Ressourcen und die politische Unterstützung hatten. Übrig geblieben sind dann die Gemeinden Aarburg, Rothrist und Strengelbach. Das war eine gute Erfahrung, wir drei hatten einen sehr guten Austausch, wir sprachen die gleiche Sprache, hatten das gleiche Ziel vor Augen und ein gemeinsames Grundverständnis, wie wir vorgehen wollten.  

Von der Idee zum Projekt, wie lange hat das gedauert?

Also am Anfang ging alles sehr zügig. Von April bis Juni hatten wir drei Gemeindeschreiber insgesamt 5 Sitzungen, dann haben wir das Projekt  den Behörden vorgestellt und  die haben grünes Licht gegeben. Das war im Juli 2012. Nach den Sommerferien haben wir dann die Projektorganisation hochgefahren. Als Projektleiter haben wir Stephan Niklaus, meinen Kollegen aus Aarburg bestimmt.  

Was waren die gemeinsamen Ziele und Vorgehensweisen?

Jede Gemeinde hat je ein Modellierer und ein Stellvertreter zur Verfügung gestellt. Und wir haben festgelegt, welche Gemeinde welche Prozesse aufnimmt. Jede Gemeinde sollte am Anfang 10 Prozesse aufnehmen, und dann nochmals je 10 Prozesse, die wir dann untereinander austauschen und entsprechend anpassen würden. So hat das alles angefangen.

Schwierigkeiten im Projekt gab es aber wohl auch?

Oh ja, das ist so. Vom Vorprojekt bis zum Projektende sind drei Jahre vergangen. Den Abschluss haben wir uns viel früher vorgestellt. Da sind viele Gründe zusammengekommen.

Da ist zum einen das Tool, mit dem wir modelliert haben. Das muss man erstmal beherrschen.  Das braucht Schulung und Erfahrung im Umgang und einen guten Draht zum Anbieter.

Dann darf man die vielen Personenwechsel nicht unterschätzen. Der Gemeindeschreiber von Strengelbach wurde pensioniert und das bedeutet Veränderung. Noch mehr Veränderung hat es gegeben, als unser Projektleiter Stephan Niklaus im Herbst 2013 die Stelle gewechselt hat und ausgeschieden ist. Ich habe dann die Projektleitung übernommen. Das Projekt ist ins Stocken geraten, ich musste mich anpassen, hatte auch nicht immer die Zeit, musste Prioritäten setzen, meine Organisation anpassen. Es kostet einfach Zeit, bis man in so einem Projekt heimisch geworden ist. Dann hat es laufend auch Personalwechsel in den Teams gegeben, die neuen müssen eingearbeitet werden, die müssen sich das Wissen aneignen, es muss geschaut werden, dass die Kompetenzen gehalten, gepflegt und weiterentwickelt werden.

Auch den Einfluss der Politik darf man nicht unterschätzen. In einer der Gemeinde hat praktisch der gesamte Gemeinderat gewechselt und der hat dann andere Prioritäten gesetzt und die Arbeit an unserem gemeinsamen IKS-Projekt verlor in dieser Gemeinde an Fahrt.

Sowieso, wenn  drei Gemeinden an einem solchen Projekt arbeiten, dann ist die Synchronisation der Geschwindigkeiten zwischen den Gemeinden schon eine Herausforderung. Einmal arbeiten die einen schneller, dann wieder langsamer. Vor allem, wenn nicht jemand extern da ist, der den Takt hält und dafür sorgt, dass die Termine eingehalten werden und die Koordination funktioniert.

Welche Rolle spielten die Gemeindebehörden? Wie aktiv waren sie am Projekt beteiligt? Mussten sie erst vom möglichen Nutzen überzeugt werden?

Wir hatten keine gemeinsame Informationspolitik, ich kann deshalb nur von uns in Rothrist sprechen. Bei uns wurde die Gemeindebehörde laufend informiert. Wir sind nicht in die Details gegangen, aber wir haben regelmässig informiert und seitens der Politik hatten wir eigentlich immer die notwendige Unterstützung.  Ich glaube, unsere Behörden haben das von Anfang an ganz gut verstanden, was wir da machen. Überzeugungsarbeit mussten wir jedenfalls nicht gross leisten. Aber klar, das ist nicht überall gleich, die Unterschiede und das Verständnis sind von Behörde zu Behörde  verschieden.

Wo stehen Sie heute?

Anfang 2015 haben wir entschieden, dass jetzt der Zeitpunkt gekommen ist, das Verbundprojekt zu beenden und getrennte Wege zu gehen. Seitdem ist jede Gemeinde autonom. Es gibt einen Punkt, wo jeder Gemeinde sich seine Prozesse aneignen muss. Jede Gemeinde muss frei sein, wie sie mit ihren Prozessen umgehen will. Heute machen wir noch die Schulungen zusammen und tauschen uns freiwillig Modellprozesse aus, damit niemand das Rad neu erfindet. Aber am Schluss muss jede Gemeinde ihre Prozesse auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Besonderheiten anpassen. 

Wenn Sie zurückschauen, war das rückblickend der richtige Weg?

Auf jeden Fall. Die Knochenarbeit im Verbund vorzunehmen, die Diskussionen gemeinsam zu führen welche Prozesse aufgenommen werden sollen, wie das Leistungsinventar aufzubauen ist und eine Philosophie zu entwickeln, die für alle stimmt, das alles sind enorme Vorteile. Gemeinsam an die Dinge heranzugehen, so wie wir das getan haben, da kann ich 100% dahinter stehen, das war der richtige Weg, den wir da beschritten haben. Jede Gemeinde hat modelliert, dann haben wir uns die Prozesse ausgetauscht und dann mussten wir nur noch prüfen, ob das passt oder was bei uns warum anders läuft. Das ist eine enorme Kosten- und Zeitersparnis.

Wie haben die betroffenen Mitarbeitenden reagiert? War das für sie eine spannende Herausforderung oder eher eine lästige Zusatzaufgabe?

Von dieser Seite gab es eigentlich überhaupt keine Reibungen. Wir haben bei uns in Rothrist die verschiedenen Abteilungen informiert, das Arbeitsinstrument vorgestellt und die übergreifenden Prozesse mit den Verantwortlichen angeschaut. Wir haben den Prozess zunächst in Worte gefasst, dann schematisch dargestellt und sie dann gefragt, ob das so stimmt. Nein, Flaschenhälse hat es keine gegeben. die Mitarbeitenden waren wirklich interessiert und haben sich immer auch aktiv eingebracht.  Ich denke, dass in unserer Verwaltung jetzt auch immer mehr ein Prozessdenken stattfindet. Mein Ziel und meine Erwartung ist es vor allem, dass die Abteilungsleiter dieses Denken in ihre Abteilung hineintragen.

Wie stellen Sie sicher, dass innerhalb der Gemeindeverwaltung das entsprechende Wissen erhalten bleibt und vergrössert wird?

Dafür sehe ich zwei Vektoren, zum einen regelmässige Schulungen, zum anderen sicherstellen, dass mindestens immer zwei Mitarbeitende das Handwerk der Prozessmodellierung beherrschen.

Wie geht es jetzt für Rothrist weiter?

Die Prozesse, die wir anschauen wollten, die sind jetzt fertig aufgenommen. Dabei konnten wir  ordentlich optimieren, das war ja auch unser erstes Ziel. Denn wenn Prozesse optimiert sind, dann sind ja auch die Risiken ganz anders gelagert. Jetzt wo die Prozesse stimmen sind wir soweit, um sie mit den Risiken zu verknüpfen. Als erstes nehmen wir uns jetzt die finanzrelevanten Prozesse vor, und dann die anderen kritischen, also die Prozesse, die zwar nicht direkt an den Finanzen festgemacht werden können aber doch mit erheblichen Risiken verbunden sind.  IKS macht halt nicht vor den Finanzen halt, das ist jedenfalls meine Überzeugung.

Das Verbundprojekt ist nun abgeschlossen. Wie lautet Ihr Fazit?

Dass wir die Arbeit im Verbund gemacht haben, das würde ich ganz klar wieder so machen. Heute würde ich externe Begleitung anfordern, die wirklich am Karren zieht und schaut, dass Zug im Projekt ist, weil wir sind ja mit unserem operativen Tagesgeschäft schon genug  ausgelastet und schnell sind Termine verpasst und verstreichen Wochen, das würde ich heute klar anders machen. In unserem Fall ist es schon lange gegangen und ich finde, man müsste vielleicht schneller abschliessen können, als dass jetzt bei uns  der Fall war.

Für uns war das aber eine neue Erfahrung, deswegen haben wir auch einen langen Atem gebraucht. Wir konnten ja nicht auf die Erfahrungen von anderen zurückgreifen. Wir waren Vorreiter und das war vielleicht der Preis, den wir dafür bezahlt haben.

Haben Sie gemäss den eCH-Standards modelliert? Wenn ja, wie lautet hier Ihr Fazit?

Selbstverständlich haben wir mit den eCH-Modellierungsvorgaben gearbeitet. Das war ja eines unserer erklärten Ziele. Aber wir haben uns nicht in aller Konsequenz an die Standards gehalten. Das ist schon komplex und es gab auch immer wieder Diskussionen, wie jetzt das und jenes zu modellieren ist und ob das nachher auch verständlich ist für den normalen Benutzer. Es gab immer wieder Situationen, in denen wir entschieden haben, das machen wir jetzt so, auch wenn es nicht standardkonform ist.

Auf Grund Ihrer Erfahrungen als Vorreiter: welches sind die wichtigsten Empfehlungen, die Sie anderen Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber mit auf dem Weg geben würden, die sich ebenfalls Überlegungen machen Geschäftsprozessmanagement im Verbund zu realisieren?

Für mich sind das hauptsächlich fünf Punkte: 

  1. Philosophie: Wenn im Verbund gearbeitet werden soll, dann muss transparent gemacht werden, wer welche Absichten hat und welche Ziele er damit verfolgt. Es muss eine gemeinsame Philosophie dahinter stecken, nicht dass im Laufe des Projektes dann festgestellt wird, die verstehen ja etwas ganz anderes und wollen etwas ganz anderes als ich.  
  2. Verbindlichkeit: Die Arbeiten müssen verbindlich und paritätisch aufgeteilt werden können. Wenn einer alles macht, das funktioniert nicht. Jeder muss seinen Beitrag leisten.
  3. Einverständnis und Wohlwollen: Unser grosses Glück war natürlich, dass wir intern keine grossen Hürden nehmen mussten. Das ist natürlich lange nicht bei allen Gemeinden so, wo die Skepsis bei der Verwaltung und in der Politik deutlich höher sein kann und dann der „Papiertiger“ die Runde macht. 
  4. Sinnvolle externe Begleitung: Es muss jemand die Begleitung wahrnehmen, der die Ressourcen und die Kompetenzen hat, um sicherzustellen, dass das Projekt rund läuft und alle Beteiligten gleichermassen in der Pflicht sind.  
  5. Wahl des richtigen Modellierungstools: Das darf man nicht unterschätzen. Die Tools sind unterschiedlich, sind für unterschiedliche Bedürfnisse gemacht und haben andere Schwerpunkte. Die Wahl sollte sorgfältig getroffen werden.