Fit und agil mit GEVER (ech-bpm-Workshop 24.11.2017)

Der Workshop beinhaltete einen praxisnahen Erfahrungsbericht der GEVER-Einführung im Bundesamt für Justiz. Zu den Highlights zählen Erkenntnisse, die gleicherweise für jedes GEVER- wie auch BPM-Vorhaben gelten, in diesem Fall aber mustergültig umgesetzt worden sind (z.B. 70 % Organisation / 30 % Technik, Umsetzungswille der Amtsleitung, Aufsetzen auf dem Wissen der unmittelbar Betroffenen, Einbettung in die vorherrschende Organisationskultur usw.).

Besonders aufschlussreich waren Aussagen zum Verhältnis von BPM und GEVER:

  • Wer sich nicht fragt, welche betrieblichen Prozesse dank GEVER verbessert werden sollen, führt besser keine GEVER ein.
  • Ein GEVER-System, das keine Geschäftsprozesse unterstützt, ist den Einführungs- und Betreuungs­aufwand nicht wert.
  • Beim Umsetzen von Prozessmodellen (BPMN-Diagrammen) sind Vereinfachungen (Beschränkung auf das Wesentliche) empfehlenswert.
  • Dies schmälert den Wert der (standardkonformen) Prozessmodellierung keineswegs. Die beiden Ebenen (BPMN-Modelle, visualisierbare GEVER-Standardabläufe bzw. -Workflows) ergänzen sich (vgl. den Beitrag Unterscheidung zwischen fachlicher Ebene und Ausführungsebene von Marc Schaffroth):
  • BPMN-Modelle eignen sich besonders zur Analyse und gezielten Optimierung betrieblicher Abläufe, zur Identifikation benötigter Systemschnittstellen und generell zur Führungsunterstützung (IKS usw.).Im Arbeitsalltag spielen sie hingegen meist nur (wenn überhaupt) eine diskrete Rolle, da die eingebauten GEVER-Funktionen die verlangten Ausführungsschritte direkt übernehmen.
  • Anpassungen kleineren Stils finden fortlaufend direkt im eingesetzten GEVER-System statt. Rückkoppelungen zur Modellierungsebene sind grundsätzlich vorstellbar, aber zurzeit noch nicht die Norm. 

Spannend sodann die Ausführungen zum sich wandelnden Stellenprofil der Registrator/innen. Da wurde ein beispielhafter Blick in die „Werkstatt“ der "Digitalen Transformation einer öffentlichen Verwaltung geworfen.

Alles in allem: Ein ertragreicher Anlass, der nebenbei auch illustrierte, wie Prozess- und Records Management zusammenwirken (können / müssen).     


Antworten(2)
Zwei Sichten auf einen Prozess

Gespeichert von Matthias Dyer am Mi, 29/11/2017 - 11:07

Ich kann dem nur zustimmen. Das war eine spannende Präsentation. Interessant fand ich die Diskussion über die Verwendung der BPMN-Modelle. Da gab es unterschiedliche Ansätze aus dem Publikum:

  1. Die BPMN-Prozessmodelle werden nur erstellt um daraus die reduzierten Prozesse in GEVER abzuleiten, oder
  2. werden als fachliche Prozessmodelle weiterhin neben den GEVER-Prozessmodellen gepflegt

Ich kann beide Ansätze nachvollziehen. Zum ersten:

  • Genannte Erfahrung vom BJ dazu war: Die BPMN-Modelle werden nicht mehr benötigt, da der Prozess in GEVER abgebildet ist und GEVER die Benutzer durch den Prozess führt.
  • Oft werden BPMN-Prozessmodelle zu detailliert erstellt. Die Reduktion auf die GEVER-Aktivitäten zwingt einem auf eine einfachere Darstellung, was viele Vorteile hat.

Zum zweiten Ansatz:

  • Gemäss auch dem oben erwähnten Erfahrungsbericht von Marc Schaffroth: Das BPMN-Modell ist eine fachliche Beschreibung des Prozesses und kann für Schulungen, Prozessoptimierungen etc. verwendet werden und sollte nicht verloren gehen.

Aus dieser Diskussion wird klar, dass es hier um zwei Sichten auf einen Prozess geht. Diese haben einen unterschiedlichen Zweck.

In der bisherigen GEVER-Lösung wurde man gezwungen, ein reduziertes operatives Prozessmodell mit den GEVER-Aktivitäten zu erstellen. Wie sieht das bei der neuen GEVER-Bund-Lösung aus? Unterstützt diese nicht direkt BPMN 2.0?

Ist das ein Vorteil, dass dann beide Sichten in der selben Modellierungsnotation erstellt werden können, oder ein Nachteil, da so die Unterscheidung dieser Sichten schwieriger wird? Was meint ihr?

 

+1
+1
-1
Warum zwei unabhängige Sichten?

Gespeichert von Dominik Jenzer am Mi, 13/12/2017 - 08:56

Zu beginn gestehe ich, dass ich nicht an der Veranstaltung war. Aufgrund meiner langjährigen Beratungszeit im  Geschäftsprozess-Umfeld und jetzt seit mehreren Jahren mit GEVER erlaube ich mir dennoch eine Rückmeldung zu geben.

Es ist verlockend, fachlich dir Prozesse "auf der grünen Wiese" zu modellieren. In Workshops die Benutzer fragen, wie sie arbeiten und das gesagte in einer Prozessnotation (BPMN) festzuhalten. Es ist eine sehr gute Basis, um Prozessfehler zu entdecken. Wenn nämlich Prozesse zwischen zwei Abteilungen stocken, weil sie je die Schnittstelle anders sehen.

Viele Unternehmen behalten die Ergebnisse im Sinne einer Prozessdokumentation. Klar, ein Investitionsschutz, denn die oben beschriebenen Projekte sind teuer. Doch wer pflegt die Prozessdokumentation? In der Praxis geschieht es zu oft, dass die Prozesse angepasst werden und die fachliche Dokumentation hinterher hinkt. Die Pflege der fachlichen Dokumentation wird oft massiv unterschätzt, respektive es ist schwer, in der Unternehmung einen "Kümmerer" zu finden - und ihn zu finanzieren.

Bis hier hat das noch nichts mit GEVER zu tun.

Wer jetzt GEVER erstmalig einführt, kann diese Dokumentation als gute Grundlage nehmen für das Einführungsprojekt. Wer aber denkt, dass es mit einem Import getan ist, täuscht sich gewaltig. Selbst wenn der Import technisch ohne Fehler funktioniert und der Prozess im System auch tatsächlich funktioniert, werden die Benutzenden in vielen Fällen damit nicht zufrieden sein. Wenn ein Geschäftsprozess technisch gestützt läuft, muss er vielfach auf das System hin angepasst werden. Das System bietet neue Möglichkeiten, die mit einer "Papierdokumentation" nicht möglich sind und umgekehrt. Wer also in einem GEVER-System Geschäftsprozesse umsetzen will, muss:

  1. das System und seine Möglichkeiten sehr gut kennen;
  2. wissen, wann es für den Benutzenden einen Mehrwert bietet, mit einer Aktivität "beübt" zu werden;
  3. den Prozess am System mit den Benutzenden durchspielen und testen;
  4. Spielraum lassen für Sonderfälle, welche die Benutzenden selber meistern müssen.

Korrigiert werden sollte der Geschäftsprozess meiner Meinung nach aber nicht in der fachlichen Dokumentation, sondern im GEVER-System (siehe Punkt 3).

Wer geht jetzt hin, und übernimmt sämtliche Änderungen der GEVER-Prozesse in die fachliche Dokumentation? Ich! Ja genau, diesen Weg habe ich mir in einer früheren Stelle fest vorgenommen bis hin zur erneuten Genehmigung durch den Prozess-Owner. Nach nur wenigen Genehmigungen wurde ich gefragt, was denn der Mehrwert sei von diesem Vorgehen und wer es denn nutzt? Sind wir ehrlich, solange keine Prozessoptimierung ansteht, nutzt es niemand. Die Benutzenden arbeiten am System. Bestenfalls Neueintretende im Sinne der Einführungsschulung. Im besten Fall bestehende Mitarbeitende als Nachschlagewerk für Prozesse die nur wenige Male im Jahr stattfinden.

Thomas hat es treffend formuliert: "Rückkoppelungen zur Modellierungsebene sind grundsätzlich vorstellbar, aber zurzeit noch nicht die Norm." Hier müssen wir hin. Wir müssen daran arbeiten, dass die Geschäftsprozesse in einem GEVER-System BPMN-konform exportierbar sind. Wenn eine Analyse für eine gezielte Optimierung angesagt ist, sollte man auf den Geschäftsprozessen im GEVER-System zurückgreifen können. Dann macht eine Analyse in einem BPMN-Tool auch Sinn. Ob dann die Änderungen importiert werden oder im GEVER-System von Hand nachgeführt ist eine Minor-Diskussion.

Dies ist ein Weg, wenn die Organisation GEVER einführt und mit Prozessen starten will. Wenn aber die Organisation bisher so nicht gearbeitet hat, muss das Einführungsprojekt auch in der Lage sein, in den ersten paar Wochen stark zu unterstützen. Wenn die Organisation noch nicht erfahren ist mit GEVER-Prozessen, werden sich viele im Ablauf getäuscht haben und in der Praxis feststellen, dass das ein und andere doch nicht so gut angedacht war und anzupassen ist. Eine Alternative ist, dass die GEVER-Einführung nicht mit einem Big-Bang umgesetzt wird, sondern dass man sich ernsthaft die Zeit nimmt und Prozess für Prozess einführt. Mit jedem eingeführten Prozess lernt und weniger "Fehler" begeht. Nach drei, vier Runden kann man die Zahl und die Geschwindigkeit der Einführung erhöhen.

Und wer jetzt meint, bei einer "schleppenden Einführung", wo Mitarbeitende den einen Prozess im alten System, den nächsten im neuen System bewirtschaften müssen, ginge nicht. Könne den Mitarbeitenden nicht zugemutet werden. Sie wüssten nicht, was in welchem System gemacht werden müsste. Ja der traut seinen Kolleginnen und Kollegen sehr wenig zu. In der Tat gibt es noch Menschen, die Briefe mit Excel schreiben. Aber die Meisten werden ohne Probleme unterscheiden können, in welchem Tool ein Prozess abgearbeitet wird.

 

+1
0
-1