GEVER

Gespeichert von eCH-BPM Redaktion (Verein eCH) am Mi, 26/10/2016 - 10:57

Marc Schaffroth, Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB/EFD (Oktober 2016)

Geschäftsprozesse mit GEVER erfolgreich unterstützen

Die Geschäftsverwaltung GEVER bietet weit mehr als „nur“ eine gesetzeskonforme Aktenverwaltung. Viele Organisationen tun sich allerdings schwer mit dem Einsatz der GEVER-Workflow-Komponente.

Dies obschon – oder vielleicht gerade deshalb – GEVER im Unterschied zu herkömmlichen Workflow-Systemen eine grosse Flexibilität bei der operativen Geschäftsabwicklung bietet: Operative Abläufe können ad hoc den situativen Erfordernissen angepasst werden. Diese Flexibilität kommt gerade den vielen multilateralen Aushandlungsprozessen in der Verwaltung zugute, deren Ausgang oftmals nicht im Voraus feststeht.

Der nachfolgende Erfahrungsbericht zeigt anhand eines konkreten Umsetzungsbeispiels auf,

  • welche konzeptionellen und methodischen Überlegungen notwendig sind, um Geschäftsprozesse mit der GEVER erfolgreich einzuführen;
  • wie in der Prozessdokumentation ein Fachprozess zusammen mit der GEVER-Workflow-Implementierung einheitlich und integriert dargestellt werden kann;
  • wie bei der Prozessausführung mittels der GEVER die hohen Ansprüche bezüglich rechtskonformer Aktenführung, Geschäftskontrolle sowie operativer Ablaufsteuerung tatsächlich eingelöst werden können;
  • wie der vom Geschäft geforderten Flexibilität von Prozessabläufen Rechnung getragen werden kann, ohne dadurch die Anwender mit komplexer GEVER-Funktionalität zu überfordern.

Das Prozessmodell zu dem hier behandelten Kernprozess des ISB ist auf der eCH-Prozessplattform publiziert (Prozess „IKT-Anforderung prüfen“).

Gerne diskutieren wir unsere Erfahrungen resp. beantworten Fragen im Diskussionsforum der eCH-Prozessplattform.

Gespeichert von eCH-BPM Redaktion (Verein eCH) am Mo, 14/03/2016 - 17:11

Dimitri Gebhard, APP AG, eCH-Mitglied (März 2016)

Wird GEVER zur Standardsoftware?

Wie gross ist der Markt für GEVER-Systeme heute eigentlich noch? Werden GEVER-Systeme bei den kommenden öffentlichen Beschaffungsrunden zur Standardsoftware, welche nur noch von einem kleinen Kreis von Lieferanten angeboten werden? Vermutlich ja, aber das ist auch gut so!

Es ist feststellbar, dass die (funktionalen) Anforderungen der öffentlichen Verwaltung an GEVER-Systeme erstens sich zusehendes einander angleichen und zweitens im Zeitverlauf stetig wachsen. Die Anforderungskataloge der aktuellen GEVER-System-Beschaffungen enthalten GEVER-Standardanforderungen zur Aktenführung, zum Dokumentenmanagement und zur Ablaufsteuerung sowie zusätzliche Anforderungen wie elektronische Signaturen, rollenbasierte Verschlüsselungen oder den direkten Einbezug von Externen in die Geschäftsverwaltung. Ist das GEVER-System implementiert, werden über den ganzen Lebenszyklus weitere Zusatzfunktionalitäten entwickelt.

Im Jahr 2015 haben neben der Bundesverwaltung auch verschiedene Kantone ihre GEVER-Systeme neu beschafft. Der Bundesverwaltung kam dabei die Rolle der Vorreiterin zu, während die nachfolgenden Beschaffungen sich weitgehend an dem Anforderungskatalog der Bundesverwaltung orientierten. Die Bundesverwaltung definierte faktisch das neue Set an GEVER-Standardanforderungen. Spätestens mit der Folgebeschaffung der Bundesverwaltung wird dann ein neues Set an GEVER-Standardanforderungen definiert. Dieses neue Set umfasst minimal die heutigen GEVER-Standardanforderungen plus die während des Lebenszyklus entwickelten Zusatzfunktionalitäten.

Die stetige Erhöhung der gestellten Anforderungen führt zwangsweise dazu, dass der Markt an geeigneten Produkten kleiner wird. Die Erfüllung aller GEVER-Standardanforderungen wird im Zeitablauf nur noch durch wenige Produkte möglich sein. Klar im Vorteil sind hier die bisher eingesetzten Produkte, welche die Entwicklungsschritte hinsichtlich Funktionserweiterung einerseits über wiederholte Beschaffung und Implementation und andererseits stetig während des Lebenszyklus mitgemacht haben.

Nutzen die Anbieter von implementierten GEVER-Systemen ihren Entwicklungsvorsprung konsequent, so können diese in Folgebeschaffungen gegenüber Konkurrenten wirtschaftlich günstigere Angebote einreichen. Das wird dazu führen, dass der Markt für GEVER-Systeme in 20 Jahren von wenigen spezialisierten Anbietern von GEVER-Standardsoftware dominiert wird. Trotzdem wird die Nutzung einer GEVER-Standardsoftware immer abhängig von den spezifischen Aufgaben und der bestehenden Systemlandschaft der jeweiligen Verwaltungseinheit sein. Die Beschaffung von GEVER-Systemen wird mit Standardsoftware einfacher, deren Integration in eine Verwaltungseinheit aber nicht. Hingegen können die Verwaltungseinheiten durch die Verwendung von GEVER-Standardsoftware mehr Zeit und Ressourcen für diese Integration aufwenden.

Link: