Prozesse

Gespeichert von eCH-BPM Redaktion (Verein eCH) am Mi, 26/10/2016 - 10:57

Marc Schaffroth, Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB/EFD (Oktober 2016)

Geschäftsprozesse mit GEVER erfolgreich unterstützen

Die Geschäftsverwaltung GEVER bietet weit mehr als „nur“ eine gesetzeskonforme Aktenverwaltung. Viele Organisationen tun sich allerdings schwer mit dem Einsatz der GEVER-Workflow-Komponente.

Dies obschon – oder vielleicht gerade deshalb – GEVER im Unterschied zu herkömmlichen Workflow-Systemen eine grosse Flexibilität bei der operativen Geschäftsabwicklung bietet: Operative Abläufe können ad hoc den situativen Erfordernissen angepasst werden. Diese Flexibilität kommt gerade den vielen multilateralen Aushandlungsprozessen in der Verwaltung zugute, deren Ausgang oftmals nicht im Voraus feststeht.

Der nachfolgende Erfahrungsbericht zeigt anhand eines konkreten Umsetzungsbeispiels auf,

  • welche konzeptionellen und methodischen Überlegungen notwendig sind, um Geschäftsprozesse mit der GEVER erfolgreich einzuführen;
  • wie in der Prozessdokumentation ein Fachprozess zusammen mit der GEVER-Workflow-Implementierung einheitlich und integriert dargestellt werden kann;
  • wie bei der Prozessausführung mittels der GEVER die hohen Ansprüche bezüglich rechtskonformer Aktenführung, Geschäftskontrolle sowie operativer Ablaufsteuerung tatsächlich eingelöst werden können;
  • wie der vom Geschäft geforderten Flexibilität von Prozessabläufen Rechnung getragen werden kann, ohne dadurch die Anwender mit komplexer GEVER-Funktionalität zu überfordern.

Das Prozessmodell zu dem hier behandelten Kernprozess des ISB ist auf der eCH-Prozessplattform publiziert (Prozess „IKT-Anforderung prüfen“).

Gerne diskutieren wir unsere Erfahrungen resp. beantworten Fragen im Diskussionsforum der eCH-Prozessplattform.