Gestion des processus vs économies de fonctionnement

Dans quelle mesure la description des processus et leurs publications ont amené à des économies?

Pouvez-vous me donner des expériences concrètes et des conseils pour agumenter auprès des services concernés?

Je vous remercie en avance pour vos contributions

 


Réponses(1)
Erfahrungen eines Bundesamtes
Portrait de Schaffroth Marc (EFD - Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB)

Soumis par Marc Schaffroth le jeu, 01/09/2016 - 08:34

Lieber Yves, wir sind in unserem Bundesamt daran, verschiedene Kernprozesse zu regeln und zu operationalisieren. Wir setzen dabei auch die Geschäftsverwaltung GEVER ein und haben bis jetzt gute Erfahrungen gemacht: Insbesondere die Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowie die Abläufe konnten stark verbessert werden – das wird uns auch von externer Seite bescheinigt:

  • Die Rollen und Abläufe sind eindeutig definiert.
  • Die internen und externen Prozessteilnehmer können sich jederzeit über den Bearbeitungsstand informieren (Geschäftskontrolle).
  • Die interne Zusammenarbeit hat sich stark verbessert.
  • Aktenführung und Informationsmanagement sind über GEVER einfach und sicher zu handhaben und integriert.
  • Die Prozessteilnehmer bringen von sich aus Optimierungsvorschläge ein.
  • Über den Einsatz der GEVER sind zusehend auch Planungsinformationen verfügbar (Anzahl der Geschäftsfälle pro Abteilung/pro Jahr, Einhaltung von garantierten Bearbeitungsfristen etc.).

Ein guter Anfang ist gemacht. Mit der Dokumentation von Geschäftsprozessen und der operativen Umsetzung können wir die Prozessqualität deutlich verbessern und dabei viel Zeit und Geld sparen. Wir sind heute aber noch nicht soweit, dass wir die Prozesskosten gesamthaft berechnen, vergleichen und diese als Planungsgrösse nutzen könnten.

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